记录启用和支持学校的日常工作中履行其教育使命。东北接收和定期的基础上生成的记录大量的,主要是在纸质文件和电子文件的格式。各大学单位寻求有效地管理和直到他们的业务使用之后过期并且材料可以被处理掉(或移交给国家档案馆)留住这些材料。在东北的关键,信息管理也需要开发业务流程,使记录妥善保存,转移,并摧毁了业务的常规过程,而不是当空间用完仅仅。

记录保存和销毁记录都受到大学 伊利诺伊州立记录法 (记录法)和大学的政策。记录员支持的大学记录的正确保存和销毁的达标区。提供有关记录保留和销毁以下实用的指导。如果您对准备东北的记录政策有疑问,请联络有关人员记录:

娜塔莉·布劳威尔波茨
机会均等,第九章,和道德主任
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5500ñ。 ST。路易斯大街│C-216
芝加哥,伊利诺伊60625
电话:(773)442-5412
电子邮件: eeo@neiu.edu

记录保留

大多数大学的记录不需要被永久保存。通常情况下,只有一个单元的记录很小的比例持久的历史价值,这样的优点是它们必须无限期保留。该记录法要求国家批准的销毁它适合高校档案处置之前收到。此外,该大学接收或产生许多不要求事先处置国家批准非记录材料。因此,重要的是要知道的记录,这是受记录行为,非记录,这些记录与否的关键。

通过记录被定义记录充当“书籍,论文,数字化电子设备,地图,照片,数据库或其它官方材料的纪录片,无论身体或形态特征,提出,生产,任何机构来执行或接收的状态依据在连接公共业务的交易和保存,或适合保存,由该机构或它的继任证据的组织,功能,政策,决策,程序,操作或其他国家的活动的国家法律或或州政府的,或者因为信息数据所载“。

非记录可以采取多种形式。它们可用于参考的目的仅仅是包括信息或短期价值的材料的大学记录的副本,材料。大多数非记录可能被破坏尽可能快小学后他们的用处已过期。国家批准不处置的非记录之前需要。但是,如果他们是单位的业务流程价无记录应该保留。例如,一个部门可能希望随时获得合同的参考副本用于起草时对商品和服务,如新的合同。出于这个原因,学校单位故意可保留副本指定这些时间段,但他们应该计划尽快初级它们的有用已到期处置的材料。

记录保留时间表

该大学已经通过了广泛的保持时间表主台,副总裁区下通常情况下,在伊利诺伊州档案馆机构连接工作。这些保留时间表列出并描述了各种记录,并指定每个类别长记录应该保留。他们也给出了“推荐”,表示记录的处置。经批准的保留计划拨​​款权力处置继续按照国家规定的程序所列出的纪录。请检查记录员与覆盖特定单元保持时间表的副本。这里有 当前和积极的保留时间表该说明这些保留计划正在审查目前;然而,目前的时间表仍然有效,在ESTA审查期

销毁记录

任何未涉及的保持时间表高校档案从国家处置之前需要许可。有利于从状态为整个大学所有单位的记录官的许可。接收到许可销毁之后,记录应适当尽快处置。 单位负责他们的记录妥善处置。请事先咨询员和记录保留计划拨​​出记录的任何破坏。这里是一个空白 记录处置证书形式.

销毁记录过程

步骤1:分类的文件

按顺序执行文件的初步审查将它们分类成类别宽(即,发票凭证,搜索和屏幕申请人材料等)。

步骤2:确定重复和非记录

确定任何重复或不记录文件。这些材料不需要进行处置国家批准。安全敏感信息应该被销毁。

步骤3:确定保留

记录员将确定保留要求的文件类别。当前保持时间表将是最重要的。在这种判断。

第4步:确定处理量和日期范围

处置符合条件的库存记录,以确定大致的体积(立方英尺或兆字节)和日期范围(月/年),为每个类别。指导,请参阅本 文献.

第5步:提交请求的状态处理

提交给国家处置要求在寻求以适当的保留时间表连接毁灭状态记录。你必须提交一份完整的处置形式的证书记录。请咨询记录员记录任何破坏之前,如果你有问题。

第6步:审批需要处置

应收到国家批准为处置这一请求一个月提交时。

STEP 7:文件的处置

11批准,-被接收,记录可以被处理掉。安全敏感信息应该被销毁。

 

改编自伊利诺伊州,指导和最佳实践大学